Zasady działania wypożyczalni

Rezerwacja

1. Osoba fizyczna

• Płatność tylko karta płatnicza (dane na karcie takie same jak osoby zamawiającej)
• Przedpłata przelew (wpłata z konta osobistego osoby zamawiającej)

2. Klient zagraniczny – osoba fizyczna/firma/spółka

• Osoba fizyczna – musi posiadać kartę pobytu lub inny polski dokument i polski adres (umowa najmu mieszkania jest niewystarczająca)
• Firma/Spółka – Kierowca musi posiadać polskie dokumenty (prawo jazdy, karta pobytu)
• Polska spółka, ale kierowca z zagranicy – konieczne upoważnienie z firmy dla osoby z zagranicy

3. Obowiązkowe sprawdzenie w KIPG przy każdym wynajmie z odroczonym terminem płatności. Konieczne sprawdzenie również przy przedłużaniu wynajmu.
4. Godziny rezerwacji muszą odpowiadać rzeczywistym ustaleniom z Klientem. Po pierwsze dlatego, że jeśli każdy z Was zacznie współpracować z osobą do pomocy przy wydaniach/zdaniach, będziecie odpowiedzialni za harmonogram pracy tej osoby. Po drugie, jeśli Klient nie zjawi się danego dnia rezerwacja powinna zostać zwolniona, a auto staje się dostępne dla innych Klientów. Jeśli Klient zmienia datę/godzinę odbioru telefonicznie/SMS, taką zmianę również należy oznaczyć w rezerwacji (po wystawieniu faktury i braku możliwości modyfikacji może być notatka w uwagach).
5. Konieczne jest uzupełnianie pola źródło rezerwacji przy jej tworzeniu.
6. PESEL/NIP – W kartotece Klienta osoba fizyczna zawsze musi mieć uzupełniony PESEL, Firma i spółka zawsze musi mieć uzupełniony NIP.

Umowa

1. Umowa podpisana z osobą reprezentującą dany podmiot – każdorazowo obowiązkowe sprawdzenie czy znajduje się w rejestrze rządowym lub posiada pełnomocnictwo podpisane przez osobę z rejestru.
2. Upoważnienie musi dotyczyć wydania i zwrotu. Jeśli pojazd jest zdawany przez inną osobę, musimy otrzymać maila z oficjalnego/firmowego maila osoby reprezentującej firmę udzielającej zgody i zawierającej dane (imię, nazwisko, nr DO/PJ).
3. Użyczany pojazd jest wydawany i obierany w pełni zatankowany czy naładowany w przypadku samochodów z silnikiem elektrycznym. W przypadku zwrotu pojazdu z niepełnym bakiem lub baterią naliczana będzie dodatkowa opłata operacyjna w wysokości 500zł!!!
4. Użyczany pojazd jest wydawani i odbierany w nienagannym stopniu czystości. W wypadku zwrotu brudnego samochodu czy to wewnątrz czy na zewnątrz naliczona będzie dodatkowa opłata operacyjna w wysokości 500zł!!!
5. Stały Klient , często wynajmujący pojazdy i robią to różne osoby dobrze jest uzyskać ogólne upoważnienie z firmy z listą osób oraz ich nr telefonów, dowód osobisty, aby nie pobierać tego przy każdym wydaniu/zwrocie.
6. Wypowiedzenie za porozumieniem stron musi zostać spisane i podpisane przez obie strony. Musi zawierać zapis, że wypowiedzenie ma miejsce za porozumieniem stron.
7. Umowy długoterminowe muszą być przedłużane aneksem lub nową umową z podpisem Klienta. Dokumenty należy dodać do systemu jako załącznik zgodnie z procedurą. Nie przedłużamy umów z poziomu rezerwacji.
   1. Jeśli klient wyraża chęć przedłużenia umowy i robi to co miesiąc, a w międzyczasie stawki ulegną zmianie – należy przekalkulować stawkę zgodnie z aktualnym cennikiem.
      ***W tym przypadku najlepiej przedłużać to zlecenie nie aneksem, a nową umową, bo w aneksie może być problem z modyfikacją stawki.
   2. Jeśli klient podpisuje umowę na określony okres np. 2-12 miesięcy to utrzymujemy tę samą stawkę przez cały okres obowiązywania umowy. Po okresie najmu i wygaśnięciu umowy i zgłoszeniu chęci przedłużenia przez klienta, należy przekalkulować stawkę zgodnie z aktualnym cennikiem.
8. Obowiązuje zakaz przedłużania umów kiedy z Klientem nie ma kontaktu i nie chce zdać pojazdu.
9. Przedłużanie wynajmu odbywa się jedynie przez podpisanie aneksu. Umowa powinna zostać też wcześniej opłacona przez Klienta. Może to zrobić kartą przelewem lub BLIKiem.
10. Jeśli Klient nie przedłużył umowy, ale nie zdał pojazdu i nie ma z nim kontaktu kierownicy/koordynatorzy oddziału wypożyczalni wzywają Klienta do kontaktu (SMS + mail).
11. Brak reakcji Klienta w ciągu 24h – SMS + mail z informacją o braku możliwości kontynuowania wynajmu, wezwanie do zwrotu pojazdy, informacja o naliczaniu stawki 300%.

Wynajem zakończony – szkody na pojeździe

W przypadku stwierdzenia szkody w pojeździe oczekujemy podpisania oświadczenia do szkody, zgodnie z procedurą (oświadczenie o trzeźwości i prośbą o wykonanie opisu zdarzenia). Szkoda zostaje zgłaszana a jeśli otrzymujemy odmowę wystawiamy notę na Klienta na 100% kosztów naprawy. Dodatkowo w przypadku jakiejkolwiek szkody spowodowanej przez osobę najmującą pojazd lub osobę trzecią, naliczona będzie dodatkowa opłata operacyjna w wysokości 500zł!!!